Våra klienter behöver ofta hela avtalsserier bestående av relaterade dokument. Det kan t.ex. handla om en uppsättning kontrakt, policyer och bilagor för leverantörer, licenstagare eller säljteam.
Att då endast översätta befintliga dokument blir sällan särskilt bra. Över tid blir avtal ofta ett lapptäcke av tillägg och ändringar. Detta kan göra dem svårlästa och skapa bristande överensstämmelse både inom det aktuella dokumentet men också mellan den olika dokumenten som ingår i uppsättningen. Att enbart översätta dessa dokument riskerar att överföra (eller förvärra) dessa brister till det andra språket. Klienten kan också tycka att dokumenten bör uppdateras för att återspegla ny lagstiftning. Ofta vill de även göra dokumenten mer lättlästa med ett konsekvent språkbruk i alla relaterade dokument.
Kommersiella avtal
Vi hjälper klienter med att upprätta komplexa avtalsserier. I korthet så innehåller en sådan process följande steg.
1. Vi granskar befintliga dokument och fastställer mål och avsikter. Vi diskuterar exempelvis kundbasen, territorier, problem med de nuvarande kontrakten såsom negativ feedback från användare eller tvister som uppstår.
2. Fastställa om avtalsserien kommer att utgöra originaldokument och i sådana fall i vilket jurisdiktion. Detta bestämmer behovet av juridisk och språklig lokalisering.
3. Insamling av alla relevanta dokument, inklusive in-housespråkguider, interna policyer, versioner på källspråket och föregående dokument.
4. Fastställa en avtalsarkitektur och hierarki avseende de dokument som ingår i avtalsserien.
5. Diskutera och fastställa den viktigaste terminologin. Denna kanske måste återspegla nuvarande användning och en befintlig in-housestil. I andra fall kan det finnas en önskan att dokument använder ett enkelt, modernt språk. Vi kommer att identifiera dokumentens målgrupp för att tillse att tonaliteten blir rätt.
6. Vi producerar ett första utkast. Vi säkerställer att dokumenten överensstämmer med varandra. Här är det bra om en fokusgrupp hos klienten kan lämna feedback.
7. Upprättandet av de slutliga utkasten innefattar översättning, produktion av originaltext, användande av relevant standardklausuler och lokalisering av relevanta klausuler.
8. Upprättande av eventuella användarriktlinjer, begränsningar eller avståenden. Definition av hierarkin och de respektive dokumentens företrädesrätt etc.
9. Kvalitetskontroll och ett sista stresstest.
Denna process säkerställer att vi kan tillhandahålla en modern, funktionell serie avtal som är kommersiellt gångbara och överensstämmer med gällande rätt.